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甘肃警察职业学院科研档案管理办法(试行)

来源:科研处    发布时间:2021-04-29 15:24    阅读次数:    选择字号:T|T

甘肃警察职业学院科研档案管理办法(试行)

 

    第一条 为规范我院科研档案管理工作,进一步提高科研档案的归档质量和管理水平,充分发挥科研档案在科学研究中的作用,根据《高等学校档案管理办法》《科学技术研究档案管理规定》等相关要求,结合我院实际,制订本办法。

第二条 科研档案是在科研活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

第三条 科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶,是反映科学研究活动的真实记录,是重要的科研信息资源储备形式,必须实行集中统一管理,确保科研档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节,实行“三纳入”和“四同步”的管理原则。

“三纳入”即纳入学院科研计划和规划;纳入科研管理的各项规章制度;纳入有关人员(包括科研人员、科研管理人员、专兼职科研档案管理人员等)的职责范围,与计划管理、项目管理、成果管理工作紧密结合,作为考核科研工作质量和管理水平的依据之一。

“四同步”即下达科研计划任务与提出科研文件材料归档要求同步;检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;科研成果上报登记和评审奖励与档案部门出具归档情况的证明材料同步。

第五条 每项科研活动必须按照科研工作程序,形成相应的科研文件,确保归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性。

    第六条 科研档案管理范围包括:

(一)各类研究项目的档案,包括国家级、省部级、地厅级、院级项目,以及横向合作项目、国际合作项目等。分别按类别、年度建卷。具体包括:

1.科研初期阶段:各级各类科研项目的指南、申报材料、审批材料、立项文件、任务书、委托书、开题报告等文件。

2.研究中期阶段:科研项目研究进展中签订的经费使用责任书、合同书、中期检查表、调研报告、方案论证等文件;专利申请的有关文件材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件等,实验中取得成功的材料以及失败和中断试验的材料。

3.总结鉴定验收阶段:项目结项报送的工作总结、科研报告、论文、专著等。包括研究成果的鉴定、评价、同行评议意见,扩大试验和推广使用的材料。

4.成果和奖励申报阶段:发表的论文、出版的专著,成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

5.推广应用阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同,用户反馈意见等。

6.与其他单位协作完成的项目,只收集作为主持单位完成部分的一整套文件材料及鉴定验收材料。

(二)科研成果管理档案,主要分为两种:一是科研成果的登记;二是实物成果的收集,以此作为记录个人和学院科研成果的重要文件。

(三)学术活动档案,包括各种学术会议、评奖活动、纪念活动、学术报告会等。

(四)外事档案,主要是对外学术交流工作形成的各类档案材料。

    第七条 科研档案管理文件的形成。

    (一)所有与科研工作有关的人员在工作中按照科研工作的具体要求,及时编写文件,并严格履行审批手续,签字负责,保证文件形成时的齐全、完整、准确。

    (二)各科研项目组从科研立项起,项目负责人要负责本项目的科研档案工作,负责收集、保管与整理科研过程中形成的全部文件材料,并及时报送至所在系部(院)。

(三)各系部(院)将科研项目从项目立项、验收、鉴定、报奖等所有资料归档后统一报送至学院科研处进行审查、鉴定及保存。未办妥文件材料归档手续,不予经费结算,不予进行科研成果登记与申报奖励。 

    第八条 科研档案文件的规范要求。

    (一)归档的科研文件材料,必须对学院当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的科研文件材料包括纸质文件、电子文件数据和声像载体材料。纸质文件应为原件(定稿),无法提供原件只能以复制件或打印件代替的,须在复制件或打印件左上角加盖单位红章,并在备注中加以说明。

(三)纸质材料应符合耐久性要求,一般采用A4纸,复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合长久保存的要求。

    (四)文中密不可分的插图、照片应贴在文字材料内;附图册、表册、照片应附在文字材料之后,组成一体。

    (五)录音、录像文件应保证载体的有效性,电子文件应使用不可擦写的电子介质存储,电子文件载体例如磁盘、光盘、录像带、录音带等要有标签写明说明词,包括时间、地点、人物、事件等。

    (六)科研项目文件材料应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期完备。科研项目文件材料的内容必须真实、准确,不得随意更改、编造。

    第九条 科研档案的管理与利用。

    一)科研档案主要由学院科研处负责保存,各系部(院)、各项目组应按要求提供档案材料。

    (二)科研处对归档移交的科研档案按照科研文件材料的形成规律,进行科学分类、系统排列和规范编目,实行科研档案管理的科学化、规范化。

     (三)科研档案的借阅。科研档案一般只允许参加本项目任务的人员借阅。非本项目人员因工作需要借阅有关档案,需经本项目组负责人或学院科研管理部门同意后方可借阅。借阅原则上应在档案室内进行,确需借出的,须说明利用目的,提供有关的证明,并经科研处档案室同意,办理相应的手续,才能借出。涉及科技机密及知识产权等科研项目档案除项目组相关人员外严禁借阅。

第十条 科研归档工作是评价各系部(院)、研究机构科研管理工作的重要组成部分,学院科研管理部门将每年对各系部(院)提供档案材料情况进行定性定量考核和公示,并作为年度科研工作考核的重要内容之一。

     第十一条 科研管理部门和有关单位的档案管理人员应当严格执行国家保密和保护知识产权等法规,确保科研秘密和科研档案的安全,保护学院科研人员的知识产权等合法权益。对擅自将科研档案或其复制件出售、赠送,泄露技术机密,侵犯学院合法权益,造成经济损失者,依法追究当事人经济责任及法律责任。

第十二条 对接收的科研档案,科研处留存一份备查,另一份按规定定期移交学院档案馆保管。

第十三条 移交给档案馆的科研档案,其保管期限、科技密级、借阅手续等相关问题,按学院档案馆的有关规定执行。

第十四条 本办法自发布之日起实施。

第十五条 本办法由科研处负责解释。


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